MATERI TATAP MUKA KE 6 ( Pelatihan dan Pengembangan / TRAINING AND DEVELOPMENT )

PELATIHAN

Pelatihan merupakan proses pengubahan perilaku para karyawan atau serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian, pengetahuan dan pengalaman karyawan. Kegiatan pelatihan sangat penting karena bermanfaat guna menambah pengetahuan atau ketrampilan terutama bagi yang mempersiapkan diri memasuki lapangan pekerjaan. Sedangkan bagi yang sudah bekerja akan berfungsi sebagai “charger” agar kemapuan serta kapabilitas kita selalu terjaga guna mengamankan existensi atau peningkatan karir

Tujuan Pelatihan :

• 1. Memperbaiki kinerja, pelatihan diperlukan bagi karyawan yang bekerja kurang memuaskan dan bagi karyawan yang baru bekerja atau yang akan di promosikan
• 2. Memutifikasi kehalian karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi, melalui pelatihan, pelatihan memastikan bahwa karyawan dapat bekerja secara efektif menggunakan teknologi baru
• 3. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru, nilai menjadi kompeten dalam pekerjaan
• 4. Membantu memecahkan permasalahan operasional, mendorong pelatihan yang diberikan organisasi dapat membantu karyawan dalam memecahkan permaalahan organisasional
• 5. Mempersiapkan karyawan untuk promosi, salah satu cara menarik, menahan dan memotivasi karyawan adalah melalui Programpengembangan karir yg sistematik. pelatihan memungkinkan karyawan menguasai keahlian-keahlian yg dibutuhkan untuk pekerjaan selanjutnya.

Manfaat Pelatihan

• 1. Meningkatkan kualitas dan kuantias produktivitas
• 2. Dalam waktu belajar yang diperlukan karyawan agar mencapai standar kinerja yg dapat diterima
• 3. Menciptakan sikap, loyalitas dan kerjasama yg lebih menguntungkan
• 4. Memenuhi kebutuhan perencanaan sdm
• 5. Dalam JUMLAH dan biaya kecelakaan kerja Membantu karyawan dalam meningkatkan dan mengembangan pribadi mereka

5 langkah proses pelatihan :

• 1. Analisa kebutuhan à mengetahui keterampilan kerja yang diinginkan, menganalisis keterampilan calon yang akan dilatih
• 2. Merencanakan intruksi à memutuskan,menyusun program pelatihan, buku kerja
• 3. Validasi à orang-orang yang terlibat membuat program pelatihan menyajikan kepada karyawan yang dapat mewakili
• 4. Menerapkan program à melatih karyawan yang ditargetkan
• 5. Evaluasi à manajemen menilai keberhasilan atau kegagalan dari proses tersebut.

Metode dalam pelatihan dan pengembangan

1. On the job training à salah satu metode pelatihan yang mengajarkan keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi yang diperlukan bagi karyawan untuk melakukan pekerjaan tertentu di tempat kerja.

• a. Coaching        : suatu cara pelaksanaan pelatihan dimana atasan mengajarkan keahlian dan ketrampilan kerja kepada bawahannya. Dalam metode ini pengawas diperlukan sebagai petunjuk untuk memberitahukan kepada peserta mengenai tugas atau pekerjaan rutin yang akan dilaksanakan dan bagaimana cara mengerjakannya. Dilaksanakan dengan cara peserta harus mengerjakan tugas dengan dibimbing oleh pejabat senior atau ahli. Penyuluhan efektif bila latihannya diindividualisasikan dan peserta belajar melakukan pekerjaan langsung. Ini adalah pelatihan one-to-one yang dirancang untuk karyawan agar dapat menemukan jawaban atas pertanyaan mereka melalui instruksi dan demonstrasi yang diberikan oleh atasan.   
• b. Mentoring        : Metode pelatihan ini diberikan kepada karyawan pada jenjang manajerial, di mana senior atau manajer memberikan instruksi kepada bawahan langsung untuk melakukan tugas sehari-hari.Seperti coaching, metode ini adalah metode pelatihan one-to-one, di mana manajer dianggap sebagai mentor kepada bawahan dan membimbingnya dalam situasi kesulitan.
• c. Job rotasi          : Tujuan rotasi kerja adalah memperluas latar belakang karyawan dalam bisnis. Karyawan berpindah dalam periode tertentu dan diberi pengetahuan tentang bagian-bagian organisasi yang berbeda serta praktek berbagai majam ketrampilan manajerial.
• d. Internships /Magang :Merupakan proses belajar dari seseorang atau beberapa orang yang lebih berpengalaman. Metode ini digunakan untuk mengembangkan keahlian perorangan, sehingga para karyawan yang bersangkutan dapat mempelajari segala aspek dari pekerjaannya. Magang dilakukan dengan cara peserta mengikuti kegiatan/pekerjaan yang dilakukan oleh pemangku jabatan tertentu yang sudah berpengalaman, untuk mempelajari bagaimana cara melakukan sesuatu kegiatan

2. Off the job training

• a. Distance learning dan video conference : Merupakan pertemuan formal dimana terjadi diskusi, dialog, dan konsultasi tentang sesuatu hal yang penting. Konferensi menekankan adanya; (1) diskusi kelompok kecil, (2) bahan yang terorganisasi, (3) keterlibatan peserta secara aktif. Pada konferensi para peserta belajar dari masing-masing dan tidak hanya belajar dari trainer. Jumlah peserta biasanya antara 15 – 20 orang. Metode ini berguna terutama untuk pengembangan dari pengertian dan pembentukan dari sikap-sikap baru. Kelemahan utama dari metode konferensi adalah terbatasnya para peserta pada kelompok yang relative kecil, sehingga biaya per peserta relative menjadi lebih besar. Selain itu diketahui bahwa ternyata kemajuan pengajarannya lambat.
• b. Lecture : metode pelatihan dengan menggunakan system kuliah ceramah untuk menyampaikan informasi tertentu kepada pegawai. Kelebihan metode ini adalah biaya yang diperlukan relatif murah, waktu pelatihan cepat, materi yang diberikan relatif lengkap dan dapat digunakan untuk melatih banyak orang sekaligus. Namun metode kuliah ini kurang efektif untuk peserta pelatihan yang tingkat minatnya kecil dan pemahamannya rendah karena kurangnya penerapan prinsip-prinsip belajar seperti partisipasi, repetisi, pengalihan dan umpan balik, dan terkadang membuat peserta pelatihan menjadi jenuh dan malas untuk mengikuti pelatihan secara total.
• c. Video Presentation : Adalah metode pelatihan yang hampir mirip dengan lecture, hanya saja dalam prosesnya menggunakan video dan atau slide presentasi. Beberapa sumber menyebutkan bahwa video presentation adalah bagian dari lecture, beberapa yang lain tidak, karena beranggapan bahwa lecture adalah metode yang hanya mengandalkan kuliah ceramah tanpa bantuan media presentasi. Kekuatan dari metode ini adalah adanya variasi dalam tampilan kuliah ceramah. Peserta pelatihan dapat dibuat lebih tertarik dengan apa yang disajikan oleh presentator, serta membantu peningkatan pemahaman karena biasanya dalam video dan atau slide presentasi ditambahkan animasi-animasi tertentu sebagai gambaran materi yang dijelaskan. Sedangkan kelemahan dari metode ini hampir sama juga dengan metode lecture, yaitu kemungkinan kurangnya penerapan prinsip-prinsip belajar seperti partisipasi, repetisi, dan umpan balik
• d. Role Playing : Adalah metode pelatihan dengan teknik memainkan peran tertentu dalam suatu situasi kerja. Pegawai kemudian diminta untuk memberikan response terhadap peran yang lain, memberikan sejumlah tanggapan berupa kritikan atau pujian yang membangun. Metode ini biasanya digunakan untuk sensivity job, dengan sasaran pelatihan terutama bukan untuk meningkatkan keterampilan, melainkan yang menyangkut keperilakuan, terutama yang berwujud kemampuan menumbuhkan sikap empati dan melihat sesuatu dari “kacamata” orang lain.
• e. Simulations : Pengertian simulation menurut Sondang (1999), adalah : “suatu bentuk pelatihan dengan menggunakan suatu alat mekanikal yang identik betul dengan alat yang akan digunakan oleh peserta pelatihan dalam tugasnya” .Metode simulasi berbeda dengan vestibule training karena metode simulasi lebih menekankan pada penguasaan penggunaan alat mekanikal yang persis sama dengan yang akan digunakan saat bekerja, sedangkan vestibule training memusatkan tujuan pelatihan pada peningkatan keterampilan yang bersifat teknikal.

Contoh dari penerapan metode simulasi ini adalah pelatihan yang ditujukan bagi seorang pilot. Salah satu bagian penting dari pelatihan, misalnya adalah bagaimana cara menerbangkan pesawat dalam ruangan simulasi. Hal-hal yang harus dipahami contohnya tentang bagaimana cara menghidupkan mesin, meminta ijin meninggalkan apron menuju landasan pacu, tinggal landas, terbang dalam berbagai cuaca dan segala bentuk situasi yang nantinya mungkin akan dihadapi saat bekerja.

Agar pelatihan dapat terlaksana dan berhasil maka diperlukan beberapa hal :

• 1. fasilitas dalam pelatihan
• 2. kurikulum pelatihan
• 3. anggaran biaya yang diperlukan dalam pelatihan
• 4. karyawan yang hujatan
• 5. pelatih atau instruktur yang harus mempunyai ketrampilan2 seperti keterampilan mengajar, keterampilan komunikasi, otoritas kepribadian, ski sosial, stabilitas emosi dan kompetensi teknis.
• 6. metode pelatihan yang dapat dibagi menjadi 2 yaitu: pelatihan kerja dan pelatihan di luar kerja.

PENGEMBANGAN

Pengembangan suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis,teoritis,konseptual dan moral karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan/jabatan melalui pendidikan dan latihan.proses mempersiapkan karyawan untuk posisi di masa depan dan meningkatkan keterampilan pribadi mereka untuk mengatasi situasi kritis dalam suatu organisasi.

Jenis-jenis pengembangan :

• 1. Pengembangan secara formal : karyawan ditugaskan perusahaan untuk mengikuti pendidikan atau latihan, baik yang dilakukan perusahaan maupun yang dilaksanakan oleh lembaga-lembaga pendidikan atau pelatihan. Pengem­bangan secara formal dilakukan perusahaan karena tuntutan pekerjaan saat ini ataupun masa datang, yang sifatnya nonkarier atau peningkatan karier seorang karyawan.
• 2. Pengembangan secara informal : karyawan atas keinginan dan usaha secara mandiri, melatih dan mengembangkan dirinya dengan mempelajari buku-buku literatur yang ada hubungannya dengan pekerjaan atau jabatannya. Pengem-bangan secara informal menunjukkan bahwa karyawan tersebut berkeinginan keras untuk maju dengan cara meningkatkan kemampuan kerjanya. Hal ini bermanfaat bagi perusahaan karena prestasi kerja karyawan semakin besar, di samping efisiensi dan produktivitasnya juga semakin baik.

Training VS Development 

PERUBAHAN ORGANISASI

Perubahan organisasi adalah proses dimana organisasi bergerak dari keadaan sekarang ke keadaan masa depan yang diinginkan untuk meningkatkan efektivitas. Ketika suatu sistem organisasi terganggu oleh beberapa kekuatan internal dan eksternal, perubahan sering terjadi atau perubahan apapun yang terjadi di lingkungan kerja organisasi secara keseluruhan

Perubahan kekuatan :

Kekuatan dalam/internal

• 1. Kekuatan pekerjaan
• 2. Personil manajer
• 3. Struktur manajemen

Kekuatan dari luar/external

• 1. Teknologi
• 2. Kondisi pasar
• 3. Perubahan sosial
• 4. Perubahan politik

Mengatasi Resistensi Terhadap Perubahan, hal yang sulit dari mengimplemantasikan perubahan organisaonal adalah mengatasi resistensi pegawai terhadap perubahan tersebu. Menurut Kurt lewin ada tahap implementasi proses perubahan tersebut :

• 1. Melelehkan à kurangi kekuatan yang berjuang untuk mempertahankan status quo
• 2. Menggerakan à mengembangkan perilaku,nilai, sikap yang baru
• 3. Pembekuan kembali à mengimplementasikan sistem dan prosedur yang baru untuk mendukung dan meningkatkan perubahan tersebut

Cara mengurangi resistensi terhadap perubahan :

• 1. Komunikasi à -Informasi dan analisa akurat tentang perubahan, kurang atau sangat terbatas Bila karyawan telah berhasil dibujuk, maka kemungkinan besar mereka akan membantu melaksanakan perubahan
• 2. Pelatihan
• 3. Keterlibatan karyawan à Bila karyawan ikut berpartisipasi, maka mereka akan terlibat aktif untuk ikut melaksanakan perubahan, dan informasi relevan yang mereka miliki akan diintegrasikan ke dalam rencana perubahan. Dapat memakan waktu cukup lama, bila para karyawan yang terlibat, mungkin merancang perubahan yang tidak tepat.
• 4. Manajemen stress
• 5. Negosiasi à Bila karyawan atau sekelompok karyawan secara pasti akan terkena dampak perubahan, dan pada sisi lain, karyawan/ kelompok karyawan tsb memiliki kekuasaan yang cukup untuk melakukan resistensi. Untuk menghindari resistensi yang besar, terkadang pendekatan ini adalah yang relatif mudah untuk dilakukan. Pada banyak kasus terlalu mahal , karena dapat mengundang pihak lain untuk meminta perlakuan serupa

ROTI ( RETURN OF TRAINING ONVESTMENT )

yaitu pengukuran pengembalian investasi dalam training itu sendiri. Alat ukur ini mencoba menghitung benefit dari sebuah training dari kontek finansial, karena Training merupakan sebuah investasi perusahaan melalui pengembangan SDM-nya yang pada akhirnya bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu profit. Sehingga dengan ROTI perusahaan dapat menghitung benefit yang didapat dari diadakannya training tersebut;

Rumus ROTI

Namun menurut Raymond A. Noe terdapat dua hal penting yang harus dicermati :

· Perlunya dilakukan isolasi atas faktor training dari faktor-faktor lainnya agar perusahaan dapat menyakini seberapa besar kontribusi training terhadap perubahan kinerja seseorang.

· Kemampuan untuk mengkonversi data yang diperoleh ke dalam ukuran-ukuran finansial.

Identifikasi biaya training

• 1. Need assessment à Apabila program training didahului dengan kegiatan need assessment yang membutuhkan biaya signifikan
• 2. Design and Development à Biaya yang dikeluarkan dalam rangka mendesain dan membangun program training biasanya dihitung secara rata-rata selama 1 atau 2 tahun
• 3. Acquisition à Apabila program training dibeli dari pihak ketiga : pembelian lisensi, materi, biaya sertifikat, dll
• 4. Delivery à Komponen biaya ini meliputi : salaries of trainers, program materials, travel and meals, serta fasilitas yang digunakan.
• 5. Evaluation à Biaya yang dikeluarkan pada saat dilakukan evaluasi training khususnya level 3 dan 4 yang dilakukan setelah eks-peserta kembali ke tempat kerjanya masing-masing, seperti : biaya penyusunan dan pengiriman kuesioner dan survey yang dilakukan.
• Overhead à biaya biaya overhead

Contoh perhitungan ROTI

PT Perkebunan Nusantara IV (PTPN IV) sebagai salah satu Badan Usaha Miliki Negara (BUMN) telah melakukan transformasi termasuk dalam hal pengelolaan SDM, dimana SDM sebagai salah satu asset yang paling penting yang harus ditransformasi menuju suatu tingkat kualifikasi yang diakui secara universal, dalam aspek kompetensi, kapabilitas dan integritas. Dalam upaya meningkatkan kompetensi SDM, PTPN IV secara periodik melakukan pelatihan kepada karyawannya. Pada tahun 2013 biaya pelatihan yang dikeluarkan mencapai Rp 3.407.000.0000,- Biaya yang dikeluarkan untuk pelatihan tersebut sebaiknya perlu dilakukan evaluasi. Pada penelitian ini evaluasi pelatihan dilakukan terhadap 25 operator pesawat boiler yang tersebar di 14 pabrik kelapa sawit PTPN IV yang telah mengikuti pelatihan Operator Pesawat Uap Kls I (Boiler) yang dilakukan selama delapan hari, untuk selanjutnya eks-peserta pelatihan ini disebut dengan participant.

Berdasarkan Tabel 3, terlihat bahwa terjadi kenaikan kinerja operator di dalam mengoperasikan boiler, dimana terjadi efektifitas penggunaan bahan bakar cangkang perhari sebesar 2.585 Kg. Dengan memperhitungakan jam operasi kebun per hari antara 20 sampai 22 hari kerja dan harga bahan bakar cangkang sebesar Rp. 500,- per Kg, serta dampak pelaksanaan pelatihan antara 10 sampai dengan 50% didapat besarnya benefit untuk seluruh pabrik PKS milik PT Perkebunan Nusantara IV per tahun adalah Rp. 661.500.000,-

dimana Net Benefits of Training merupakan keuntungan bersih yang diperoleh dari hasil penerapan pelatihan setelah memperhitungkan faktor isolasi yang telah diperhitungkan pada tahap sebelumnya dikurangi dengan realisasi biaya pelatihanyang dikeluarkan.

• Manfaat pelatihan = Rp. 3.102.000.000,-
• Biaya pelatihan =Rp. 157.367.256,-
• Manfaat bersih pelatihan =Rp. 661.500.0